Das Urteil des Bundesarbeitsgerichtes (BAG) zur Zeiterfassung vom 13. September 2022 kam für viele überraschend. Mit dem Grundsatzurteil kam das BAG dem Gesetzgeber nun zuvor und legte fest, dass ab sofort eine verpflichtende Dokumentation der gesamten Arbeitszeit in Kraft tritt. Zudem sieht der momentane Gesetzesentwurf eine elektronische Art der Dokumentation vor. So soll die Zeiterfassung per Zeiterfassungs-App oder durch andere Softwarelösungen geschehen. Was ändert sich durch dieses Urteil für Arbeitgeber und Arbeitnehmer und welche Maßnahmen müssen in Unternehmen getroffen werden, um weiterhin gesetzeskonform zu bleiben?
Mit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichtes am 13. September 2022 wurde die Pflicht zur Zeiterfassung von Beginn, Ende und Dauer der gesamten Arbeitszeit aller Angestellten eines Unternehmens beschlossen. Waren Arbeitgeber in der Vergangenheit rein dazu verpflichtet, die Überstunden ihrer Arbeitnehmer zu dokumentieren, liegt es seit dem Beginn des Jahres 2023 in ihrer Verantwortung, ein „objektives, verlässliches und zugängliches System zur Zeiterfassung“ einzuführen.
Der Gesetzesentwurf sieht außerdem vor, dass die Arbeitszeit noch am selben Tag und elektronisch erfasst werden muss. Für viele Firmen würde dies eine Umstellung auf eine Dokumentations-Software oder eine Zeiterfassungs-App bedeuten.
Das BAG beruft sich bei seiner Entscheidung zur verpflichtenden Arbeitszeiterfassung nicht auf das Arbeitszeitgesetz, sondern auf das Arbeitsschutzgesetz. Die Richter argumentierten, dass die vollständige Dokumentation der Arbeitszeit gesundheitsschädigenden Risiken, die durch Überlastung entstehen können, entgegenwirken könne. Das Urteil soll dazu beitragen, dass Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten auch eingehalten werden. Ob sich Unternehmen dabei zwischen schriftlicher oder digitaler Zeiterfassung per App oder ähnlichem entscheiden dürfen, ist noch nicht festgesetzt.
Durch den neuen Gesetzentwurf muss nun auch Vertrauensarbeitszeit täglich dokumentiert werden. Bisher galt die Pflicht zur Erfassung nur für Überstunden. Die Verantwortung für die Dokumentation kommt dabei dem Arbeitgeber zu. Mitarbeitenden sollen jedoch das Recht bekommen, ihre Stunden jederzeit einsehen und prüfen zu können. Da bis jetzt noch viele Fragen ungeklärt sind, besteht auch weiterhin die Möglichkeit, die Stundenerfassung den Mitarbeitern zu überlassen.
Auch über die Art der Zeiterfassung gibt es weiterhin viele Spekulationen. Der Gesetzesentwurf sieht vor die gesamte Arbeitszeit der Arbeitnehmer „elektronisch aufzuzeichnen“, bisher ist die Regelung aber noch nicht in Kraft getreten. Viele Unternehmen haben bereits gehandelt und Stundenzettel und Stechuhr mit einer Zeiterfassungs-App ersetzt, mit der sich Mitarbeitende digital ein- und ausstempeln können.
Bis jetzt ist die elektronische Aufzeichnung der Arbeitszeit im Gesetzesentwurf vermerkt. Wie das „objektive, verlässliche und zugängliche System zur Zeiterfassung“ letztlich aussieht, das Unternehmen führen sollen, wurde bislang nicht klar definiert. Da sich durch die Zeiterfassung per App und Softwarelösungen viele Vorteile hinsichtlich der Nachvollziehung, erleichterten Bedienung und Möglichkeit zur mobilen Zeiterfassung ergeben, ist es realistisch, dass diese für Unternehmen in der Zukunft eine zentrale Rolle bei der Zeiterfassung spielen werden.
Arbeitgeberverbänden und Gewerkschaften spricht der Gesetzesentwurf die Möglichkeit zu, Ausnahmen zu dieser Regelung zu beschließen. So können die Verbände eigene Arten der Dokumentation festlegen (Zeiterfassungs-App oder Alternativen), die Zeiterfassung auf einen späteren Zeitpunkt verlegen und in Sonderfällen, in welchen Arbeitszeit nicht streng messbar ist, sogar ganz auf die Dokumentation verzichten. Gleiches soll für Kleinbetriebe unter 10 Mitarbeitende gelten.
Auch wenn Umbruchzeiten in etablierten Unternehmen oft als lästig empfunden werden, ist die Umstellung auf eine elektronische Art des Stundennachweises als Chance zu sehen. Die Zeiterfassung mit Apps und Softwarelösungen ermöglicht nicht nur eine genauere Dokumentation als ein handschriftlicher Stundenzettel, sondern zudem einen aktuellen Überblick über den Arbeitsfortschritt im Unternehmen.
Auf Basis der tagesaktuell erfassten Stunden lassen sich zum Beispiel Optimierungsmaßnahmen leichter umsetzen. Die mobile Zeiterfassung wird auf Baustellen bereits jetzt in vielen Handwerksbetrieben ohne viel Aufwand erfolgreich genutzt. Mit nur einem Klick können Angestellte ihre Stunden verlässlich dokumentieren, ein wichtiger Schritt, der besonders in handwerklichen Berufen schnell untergeht, wenn er zu viel Aufwand erfordert. Die Kosten und Laufzeit der Projekte sind somit genauer kalkuliert und die Daten sind jederzeit abrufbar.
Die Zeiterfassungs-App von Flindo.App ist das schlanke Zeiterfassungstool für alle Branchen. Unternehmen erhalten mit der Software eine zeitnahe und fehlerfreie digitale Zeiterfassung in nur wenigen Klicks. Von der Live-Nachkalkulation über die Arbeitszeiterfassung, Abwesenheitsmeldungen, Urlaubsanträge und vieles mehr. Und das Beste: Die App funktioniert ortsunabhängig – im Büro am Desktop, als auch auf dem Smartphone. Der mobilen Zeiterfassung auf der Baustelle oder im Außendienst steht somit nichts im Wege.
Durch die schnelle und unkomplizierte Dokumentation sparen Unternehmen kostbare Zeit und erhalten mehr Zeit fürs Kerngeschäft. Zudem sind die Daten dank der automatischen Fehlererkennung fehlerfrei.
Früher oder später werden die Gesetze und die Digitalisierung Maßnahmen fordern. Dabei haben bereits viele Unternehmen erkannt, dass die Umstellung auf die digitale Zeiterfassung per App den Geschäftsalltag enorm erleichtert und viele Vorteile mit sich bringt:
Derzeit ist Flindo.App in der Industrie, im Handel, bei Dienstleistern, Kommunen und in unzähligen Handwerksbetrieben im Einsatz. Dadurch, dass die Zeiterfassungs-App bei Bedarf auch an die Prozesse angepasst wird, erhält jedes Unternehmen eine IT-Lösung, die wirklich einen Mehrwert stiftet.
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